Middenconferentie en tweede actieperiode

Het programma van de middenconferentie staat minder vast dan dat van de startconferentie; het hangt af van hoe het project verloopt en sluit daarbij aan. Soms wordt de startfase iets in tijd opgerekt om de middenconferentie meer betekenis te geven. Toch is het belangrijk niet te laat met de middenfase te beginnen, omdat het belangrijk is om de vaart in het project te houden en duidelijk te maken dat de deelnemers nu nog iets gedurfder gaan experimenteren om tot een ‘doorbraak’ te komen.

Een belangrijke aanbeveling is om de middenconferentie – evenals de eindconferentie – inhoudelijk niet door de Doorbraak-adviseur te laten voorbereiden, maar dit te vragen aan een projectgroep of stuurgroep die zich in de organisatie met het Doorbraakproject bezighoudt. Dit blijkt de kwaliteit van de conferenties aanzienlijk te verhogen, aangezien het zodoende mogelijk is beter aan te sluiten bij de behoeften van de projectdeelnemers.

Een aardige start van de middenconferentie is de presentatie van PDSA-overzichten uit alle teams. Deelnemers kunnen ervaringen en eerste resultaten uitwisselen en wellicht een en ander van elkaar overnemen. Van de presentaties gaat energie en enthousiasme uit; een prima start voor een werkdag. Hoe het ook zij, de bedoeling van de middenconferentie is vooral, een begin maken met het werken aan een echte ‘doorbraak’. Tijdens de middenconferentie gebeurt dit aan de hand van twee opdrachten:

• een opdracht om meerdere verbeterprincipes actief en parallel in te zetten;
• een opdracht waarmee het denken in termen van ideale werkprocessen wordt geactiveerd.

Bij de laatste opdracht is het belangrijk om te beseffen dat dit een eerste start en een oefening is en dat het niet mogelijk is dit op één dag af te ronden. Dit neemt niet weg dat het schetsen van een ideaalbeeld dikwijls verrassende resultaten oplevert, die veel projectdeelnemers stimuleren om er in de actieperiode werk van te gaan maken.

Deze opdrachten worden hierna toegelicht:

• Meerdere verbeterprincipes actief en parallel inzetten
• Een ideaal werkproces schetsen