Borgen en verspreiden

Een Doorbraakproject zet in op verandering met het doel te verbeteren en dan is het natuurlijk de bedoeling dat die verbeteringen ook worden vastgelegd en vastgehouden. Projectdeelnemers aan Doorbraak vragen daar expliciet om. Zij willen twee dingen: dat de door hen verworven verbeteringen tot de standaard werkwijze van de organisatie gaan behoren en dat hun collega’s de verbeteringen ook gaan toepassen. Zij hebben het over ‘borgen’ en ‘verspreiden’.

Wat is borgen?
 Met het borgen van resultaten wordt bedoeld dat de goede resultaten van het Doorbraak-project worden geïntegreerd in het professionele gedrag van medewerkers, in de werkprocessen, de methodieken en de protocollen van de organisatie.

Mensen leren in het werk routines en automatismen aan. Dat is handig en verstandig; het zou immers vermoeiend zijn om iedere keer opnieuw te moeten bedenken hoe je een casus het best aanpakt. Als routines niet langer efficiënt zijn, kan het echter ook lastig zijn om ze te laten vallen. Bij Doorbraak worden niet-efficiënte routines en gebruiken vervangen door betere. Het vervangen en vooral het in gebruik nemen van de nieuwe aanpak, noemen we borgen.

Met borgen regelen we dat nieuwe activiteiten, anders georganiseerde activiteiten, nieuwe methoden, gestandaardiseerde vragenlijsten enz. tot het standaardtakenpakket van de organisatie gaan behoren en dat de ‘oude’ aanpak niet meer wordt gevolgd. Een tweede aspect van borgen betreft het bewaken of de nieuwe werkwijze ook een blijvend gunstig resultaat heeft. Lopen de wacht- of doorlooptijden niet weer op? Is de vernieuwde ketenaanpak niet aan erosie onderhevig? En mocht dat toch het geval zijn, welk plan wordt er dan gevolgd om de situatie weer ten goede te keren?

Kortom: bij borging zijn drie hoofdtaken te onderscheiden:

1. bewaken dat de nieuwe/andere activiteiten, methoden en protocollen ook daadwerkelijk worden uitgevoerd;
2. monitoren dat het projectresultaat ook na afl oop van het project behouden blijft, bijvoorbeeld nagaan of de wacht- of doorlooptijd niet opnieuw oploopt;
3. een actieplan gereed hebben of maken voor het geval dat het projectresultaat wél een terugval vertoont.

Wat is verspreiden?
Met het verspreiden van resultaten wordt bedoeld dat de goede resultaten van het Doorbraak-project aan medewerkers, teams en disciplines van de organisatie worden overgedragen. Niet alle goede resultaten hoeven door de hele organisatie te worden overgenomen. Soms is er sprake van een verplichting, soms is er keuzevrijheid.

Een belangrijk discussiepunt binnen Doorbraak blijft de wijze waarop de verspreiding wordt aangestuurd. Directie en management sturen op de doelen en de ambities. Als een organisatieonderdeel met behulp van Doorbraak goede resultaten heeft behaald op deze doelen, dan is daarmee ‘bewezen’ dat de doelen haalbaar zijn. De directie zal er dan bij andere teams des te dringender op aansturen soortgelijke resultaten te behalen. Zeker wanneer blijkt dat de goede voorbeelden een belangrijke kwaliteitsverhoging betekenen voor de cliënt, de medewerkers en de organisatie als geheel. Het is hierbij echter wel van belang dat de ‘volgteams’ evenals de ‘initiatiefteams’ hun eigen implementatieproces kunnen doormaken en ook hun eigen vorm kunnen kiezen. Ofwel: men volgt het goede voorbeeld, maar geeft er wel op eigen wijze vorm aan om het iets van het team te maken; dit is een essentieel element aan het implementeren met de Doorbraak-methode. Overigens kan een volgteam beslissen om het goede voorbeeld op een andere manier in te voeren dan met Doorbraak; ook hierin moet het team een keuze hebben.