Het ontwerpen van 'ideaalbeelden'

Drie, vier maanden na de start van een Doorbraak-project is het tijd om een nieuwe fase in te gaan. In Doorbraak-termen is het zaak om de lat een beetje hoger te leggen en te focussen op een échte ‘doorbraak’ die de beoogde doelen dichterbij brengt. Dat doet men door met ‘ideaalbeelden’ te werken: visualisaties en uitwerkingen van ideale werkprocessen, methodieken, protocollen enz. Het in de praktijk brengen en uittesten van deze ideaalbeelden gebeurt door het actief gebruiken van de tot nu toe nog niet benutte verbeterprincipes. Daarbij geldt: hoe meer verbeterprincipes er tegelijk worden toegepast, des te groter de ‘doorbraak’ is.

Wat zijn ideaalbeelden?
Ideaalbeelden zijn visualisaties en uitwerkingen van ideale werkprocessen, methodieken, protocollen enz. Soms zijn het concretiseringen van goede voorbeelden uit de eigen sector of uit een andere werkveld, maar het kan ook het diapositief zijn van wat nu niet goed gaat. 
Een ideaalbeeld geeft antwoord op de vraag hoe we onze werkpraktijk het liefst georganiseerd zien: Wat zou het beste zijn voor de cliënt? En voor ons? En voor de organisatie? (Hoe) kunnen we al die wensen combineren?
Van een ideaalbeeld is alleen sprake als er geen negatieve neveneffecten door ontstaan: het werk mag niet méér (uren, capaciteit, geld) gaan kosten, de kwaliteit moet minimaal behouden blijven en er wordt niet harder, maar anders gewerkt.
Een ideaalbeeld dat in de praktijk is getest en goed is bevonden, vormt een goed voorbeeld.

Bij Doorbraak wordt het denken in ideaalbeelden op verschillende manieren bevorderd:

• door het verbeterpakket met de goede voorbeelden en de verbeterprincipes; deze dienen als inspiratie én bieden instrumenten om een ideaal te realiseren;
• door het werken met PDSA’s, waarbij deelnemers worden aangemoedigd hun eigen ideeën ten uitvoer te brengen;
• door te werken met een kaart met idea killers (ja, maar…’) en deze als afweer te gebruiken als er een idea killer op je afkomt; 
• door brainstormtechnieken te gebruiken op werkconferenties en Doorbraak-vergaderingen; 
• door vanaf de middenconferentie systematisch ideaalbeelden te visualiseren, te ontwerpen en aan te vullen;
• door het management actief te betrekken in het ondersteunen van de ideaalbeelden;
• door de ideaalbeelden op te knippen in kleinere delen waarmee geëxperimenteerd kan worden en de bijbehorende verbeterprincipes te gebruiken om sneller resultaat te boeken;
• door als het niet mogelijk is een ideaalbeeld op te knippen (soms moet er in één keer een omslag worden gemaakt) dit met een klein groepje eerst goed uit te werken;
• door zorgvuldige metingen aan deze experimenten te koppelen, waardoor het mogelijk is de werkelijke verkorting van de doorlooptijd te meten.

Werken met ideaalbeelden
Door te oefenen met ideaalbeelden, wordt een oplossingsgerichte en optimistische houding ontwikkeld die vertrouwen geeft in een goede afl oop. Door het ontwerpen van en experimenteren met ideaalbeelden wordt het verbeterpakket ruimschoots aangevuld: zowel met wat er beter kan als hoe het beter kan. Er ontstaan tal van nieuwe verbeterideeën en PDSA’s die daarmee kunnen worden uitgevoerd. Deze liggen op een ‘doorbrekender’ niveau dan in de startfase. Daarom worden vanaf de middenfase alle verbeterprincipes actief gebruikt en gecombineerd.

Het werken met ideaalbeelden vraagt veel inzet van alle deelnemers. De ervaring is dat in deze fase, naast de teambijeenkomsten over Doorbraak, bijeenkomsten worden georganiseerd die helemaal in het teken staan van de ideaalbeelden. Gedragswetenschappers, teammanagers, IT’ers, soms experts van buiten en managers worden – nog actiever – bij het proces betrokken om uitvoerend medewerkers een handje te helpen. Hoe meer dit gebeurt, des te groter de kans is dat Doorbraak ook echt de organisatie in wordt getrokken en een zaak wordt van iedereen.