Samenvatting van resultaten en ervaringen

Er zijn inmiddels ruim tien Doorbraak-projecten in de jeugdzorg uitgevoerd of nog in uitvoering (stand van zaken per april 2008). De reikwijdte van deze projecten varieert: vijftien instellingen voor jeugdigen in een stadsdeel, twintig teams afkomstig uit twaalf verschillende bureaus jeugdzorg, alle teams van één bureau jeugdzorg of van één Raad voor de Kinderbescherming. Ook de looptijd varieert: van enkele workshops tot een project van anderhalf jaar. De belangrijkste ervaringen en ‘lessons learned’ uit deze projecten vindt u hieronder.

Cliënten zijn tevreden
Cliënten die na een sterk verkorte doorlooptijd hun indicatiestelling of onderzoeksrapport krijgen, zijn daarover aangenaam verrast en bijzonder tevreden. De toezegging aan cliënten dat de procedure snel is afgerond, maakt hen actiever in hun opstelling en vereenvoudigt daarmee de procedure. Cliënten zijn bijvoorbeeld eerder bereid om zelf informatie bij derden op te vragen, een activiteit die anders door het bureau jeugdzorg moet worden uitgevoerd.

Werkdruk medewerkers neemt af
Als medewerkers indicaties of onderzoeken snel kunnen afronden, ervaren ze dit als een verlaging van de werkdruk. Activiteiten die voorheen over maanden werden gespreid, worden nu binnen veel kortere tijd afgehandeld. Men is ‘op orde’ en er is weer ruimte voor andere belangrijke zaken, zoals inhoudelijke kwaliteitsverhoging. Daar is ook meer tijd voor beschikbaar omdat lange doorlooptijden per casus extra tijd kosten: cliënten en betrokkenen gaan bellen, zijn ongerust, boos enz. Die tijd wordt ‘teruggewonnen’.

Wacht- en doorlooptijden nemen af
In de twee landelijke projecten nam de wachttijd af met 30 tot 85 procent. De maximale afname van de doorlooptijden bedroeg:

• bij project 'Doorbraak in de jeugdzorg 1': van 100 dagen naar 23 dagen;
• bij project 'Doorbraak in de jeugdzorg 2': van 100 dagen naar 14 dagen.

De tijdwinst laat zich goed illustreren aan de hand van een schema in het 'Handboek Doorbraak in de jeugdzorg'. Daarin is te zien hoe een werkproces is teruggebracht van 15 weken naar 2 weken. Het schema vindt u in het volgende document:
Bijlage 13 Schema werkprocessen ontrafelen

Werkplezier medewerkers neemt toe
Verreweg het meest genoemde en gevierde neveneffect van een Doorbraak-project is de toename van het werkplezier van medewerkers doordat zij meer de regie over hun werk hebben en daarmee direct invloed kunnen uitoefenen op hun eigen werkomstandigheden. Men kan én eigen ideeën uitproberen en daar de vruchten van plukken. In een professionele omgeving, die door Jos van der Lans is getypeerd als lijdende aan ‘transparantieterreur’, wordt dit neveneffect van Doorbraak dankbaar binnengehaald.

Deelname gehele organisatie
Borgen en verspreiden verloopt beter als een organisatie in zijn geheel deelneemt. Dit bleek tijdens landelijke en regionale Doorbraak-projecten. Bij een landelijk Doorbraak-project doen uit meerdere regio’s in het land een of twee teams met overeenkomstige kerntaken van dezelfde organisatie mee. Zo werkten aan het eerste landelijke Doorbraak-project negen teams van bureaus jeugdzorg mee en in het tweede project twintig teams. In de regionale vorm gaan uit een of twee (regionaal of provinciaal georganiseerde) organisatie(s) meerdere teams met Doorbraak aan de slag. Bijvoorbeeld alle teams Toegang en AMK-teams uit één bureau jeugdzorg, of alle teams van één regionaal georganiseerde Raad voor de Kinderbescherming. In een regionale projectvorm is het goed mogelijk om ketenprojecten uit te voeren, waarin de samenwerking en afstemming tussen meerdere verwante organisaties centraal staat.

Betrokkenheid management is van groot belang
Een belangrijke les uit veel Doorbraak-projecten, ook in andere sectoren dan de jeugdzorg, is dat managers een grote rol vervullen in een Doorbraak-project. Zij faciliteren, stimuleren en waarderen de inzet van hun medewerkers. Het omgekeerde is ook gebleken: als het management geen belangstelling toont voor het Doorbraak-project, staan de medewerkers in de kou en blijven de resultaten beperkt.

De inzet van interne Doorbraak-adviseurs
Inmiddels zijn er goede resultaten behaald met het inzetten van interne Doorbraak-adviseurs als middel voor borgen en verspreiden. Ze zijn opgeleid om de Doorbraak-methode in de eigen organisatie toe te passen, en kunnen ook in nieuwe kwaliteitsprojecten van de organisatie deze rol vervullen.